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MTC的行業(yè)顧問們不斷在項(xiàng)目實(shí)踐及與行業(yè)專家的溝通中獲得知識(shí),并將這些知識(shí)整合并指導(dǎo)項(xiàng)目的進(jìn)行,,為MTC聚焦行業(yè)所面臨的問題尋找更優(yōu)化的解決方案,。在此我們與您一同分享,主要集中在管理,、咨詢,、技術(shù)、信息化,、風(fēng)險(xiǎn)管控,、業(yè)務(wù)流程優(yōu)化等方面的問題。
問題:沒有任何ERP系統(tǒng)可以完全實(shí)現(xiàn)預(yù)期,,很多使用者反映,ERP系統(tǒng)的實(shí)施可能是一場(chǎng)噩夢(mèng),,獲得預(yù)期收益不是那么容易實(shí)現(xiàn)的,。CFO們?nèi)绾螢槠髽I(yè)選擇正確、適用的ERP系統(tǒng),?
ERP系統(tǒng)的核心功能涵蓋了會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù),、人力資源、銷售管理,、供應(yīng)鏈管理,、客戶關(guān)系管理等多個(gè)方面,所以被視為企業(yè)的心臟,、大腦和脊柱,。因此,ERP系統(tǒng)的選擇和實(shí)施是一項(xiàng)重要甚至有點(diǎn)冒險(xiǎn)的事業(yè),。技術(shù)咨詢機(jī)構(gòu)Panorama Consulting Solutions的一項(xiàng)調(diào)查顯示,,2013年ERP項(xiàng)目平均花費(fèi)280萬美元,54%的項(xiàng)目費(fèi)用超出預(yù)算,,平均建設(shè)耗時(shí)16個(gè)月,。
SAP Business One
很多使用者反映,ERP系統(tǒng)的實(shí)施可能是一場(chǎng)噩夢(mèng),,獲得預(yù)期收益不是那么容易實(shí)現(xiàn)的,。Panorama Consulting Solutions發(fā)布的2014年度報(bào)告證實(shí)了這一觀點(diǎn),。
Panorama在針對(duì)172家跨國(guó)公司進(jìn)行的一項(xiàng)調(diào)查中發(fā)現(xiàn),只有35%的受訪者表示近年來ERP 的實(shí)施能在預(yù)算內(nèi)完成,;而34%的受訪者反映他們實(shí)施ERP的費(fèi)用超出預(yù)算至少26%,。“大多數(shù)領(lǐng)導(dǎo)團(tuán)隊(duì)無法準(zhǔn)確預(yù)測(cè)ERP投資的總體擁有成本。”
而對(duì)于實(shí)施ERP項(xiàng)目費(fèi)用超出預(yù)算的原因,,25%的受訪者指出,,那是因?yàn)轫?xiàng)目的范圍較之前的計(jì)劃有所擴(kuò)大;17%的受訪者認(rèn)為存在一些“意料之外的技術(shù)或組織問題”,。
在建設(shè)時(shí)間上,,調(diào)查發(fā)現(xiàn)了類似的結(jié)果:只有39%的受訪者反映如期或提前完成ERP的建設(shè);而34%的受訪者表示建設(shè)時(shí)間比計(jì)劃時(shí)間至少超出26%,。另有47%至55%的受訪者認(rèn)為造成項(xiàng)目延遲的因素包括組織問題,、范圍擴(kuò)大、技術(shù)問題和資源約束等因素,。
49%的受訪者認(rèn)為他們的ERP系統(tǒng)帶來的效益不及預(yù)期的一半,。“企業(yè)通常希望降低建設(shè)成本和減少建設(shè)所需時(shí)間,而忽視快速,、低價(jià)建設(shè)系統(tǒng)還涉及對(duì)業(yè)務(wù)案例等其他關(guān)鍵的測(cè)量。”
有一些公司依然可以實(shí)現(xiàn)某些預(yù)期收益,。“根據(jù)我們的經(jīng)驗(yàn),,增進(jìn)組織互動(dòng)、提高信息的可用性這些效果很容易在短時(shí)間內(nèi)實(shí)現(xiàn),,但諸如提高生產(chǎn)力或改進(jìn)數(shù)據(jù)的可靠性等需要更長(zhǎng)的時(shí)間來實(shí)現(xiàn),。”Panorama公司表示。
調(diào)查顯示,,ERP前期投入資金平均需要25個(gè)月時(shí)間可以收回,。不過投資回收期正變得越來越短:根據(jù)Panorama進(jìn)行的年度調(diào)查,投資回收期已經(jīng)連續(xù)第三年下降,,平均累計(jì)下降22%,。
鑒于此,很多企業(yè)的CFO會(huì)參與到ERP軟件的選擇中,。“在銷售中,,我們接觸更多的是CFO,而不是CIO,。” 中級(jí)市場(chǎng)ERP解決方案提供商N(yùn)avigator Business Solutions總裁Grant Fraser說,。
中型企業(yè)的CFO有很多ERP系統(tǒng)供其選擇。資深中級(jí)市場(chǎng)提供商Epicor Sage和Syspro都擁有大量的中型企業(yè)客戶 (通常指企業(yè)年收入1000萬美元至10億美元之間的企業(yè)),。而隨著財(cái)富1000強(qiáng)企業(yè)市場(chǎng)日益飽和,,SAP,、Oracle和微軟這類ERP巨頭也加入了中級(jí)市場(chǎng)競(jìng)爭(zhēng)中,大規(guī)模投入研發(fā)和擴(kuò)大ERP的功能廣度,。云計(jì)算服務(wù)供應(yīng)商如NetSuite可以在某種程度上提供云功能,,從而擺脫傳統(tǒng)的內(nèi)部軟件模型的束縛。
那么,,CFO們?nèi)绾螢槠髽I(yè)選擇正確,、適用的ERP系統(tǒng)?本文提供下面的指導(dǎo)方針,。先列出10個(gè)領(lǐng)先的供應(yīng)商提供的中級(jí)市場(chǎng)ERP系統(tǒng)產(chǎn)品信息,,然后在Tips中列出“演示腳本”,讓供應(yīng)商來證明其軟件如何滿足公司的需求。
需要注意的是,,這里列出的所有供應(yīng)商都可以提供廣泛的會(huì)計(jì)和財(cái)務(wù)功能,包括多種稅務(wù)和多貨幣功能,。而總賬、應(yīng)收/應(yīng)付賬款,、現(xiàn)金管理,、信貸及收款、固定資產(chǎn)等功能已經(jīng)成為ERP中級(jí)市場(chǎng)上競(jìng)爭(zhēng)的籌碼,。
在開始采購(gòu)之前,,企業(yè)首先要了解當(dāng)前系統(tǒng)運(yùn)作的優(yōu)缺點(diǎn)。ERP咨詢公司CFO Advisory Services資深總監(jiān)Chuck建議項(xiàng)目團(tuán)隊(duì)對(duì)缺口進(jìn)行分析,,明確公司需要新系統(tǒng)來實(shí)現(xiàn)什么目標(biāo),。例如,這些目標(biāo)可能包括節(jié)約成本,、提高流程效率,、加快庫(kù)存周轉(zhuǎn)或適應(yīng)海外擴(kuò)張的能力等。
經(jīng)過這樣的分析就會(huì)生成一個(gè)“必備”功能清單,。例如,,物流供應(yīng)商需要運(yùn)輸優(yōu)化;而另一家銷售力量較為分散的企業(yè)需要移動(dòng)設(shè)備界面能夠在平板電腦上下訂單,;第三家公司業(yè)務(wù)擴(kuò)張到中國(guó),,需要能處理多種貨幣和多種稅務(wù)功能的本地化解決方案。
制定明確,、清晰的選擇標(biāo)準(zhǔn),,即能夠同時(shí)降低成本和風(fēng)險(xiǎn)。根據(jù)Panorama調(diào)查發(fā)現(xiàn),,91%的企業(yè)認(rèn)為即使一般的ERP產(chǎn)品能滿足其要求的所有功能,,仍需要一定個(gè)性化的ERP來滿足某些基本的業(yè)務(wù)需求。
但是,,不可能有100%滿足企業(yè)所有需求的ERP系統(tǒng),。“找到能滿足80%的需求就可以了,。” Langenhop建議,“從0開始構(gòu)建解決方案和從基本符合80%需求的基礎(chǔ)上逐漸調(diào)整這兩種選擇之間有巨大差別,。”如果供應(yīng)商能提供開發(fā)人員工具包,,而企業(yè)員工又具有足夠的IT資源,就可以對(duì)現(xiàn)有版本進(jìn)行優(yōu)化,,而無需等待下一代版本,。
為了彌補(bǔ)功能上的不足,中級(jí)市場(chǎng)ERP廠商與系統(tǒng)的實(shí)施者,、經(jīng)銷商及應(yīng)用伙伴結(jié)成了牢固的合作伙伴關(guān)系,。這些第三方共同開發(fā)客戶需要的應(yīng)用程序,如自動(dòng)交易監(jiān)控或企業(yè)資產(chǎn)管理等,。在這種情況下,。CFO應(yīng)該向供應(yīng)商了解,哪個(gè)合作伙伴能提供自己需要的應(yīng)用程序,,該供應(yīng)商及產(chǎn)品是否經(jīng)過認(rèn)證,,以及有沒有其他的使用案例可以參考。
日常財(cái)務(wù)功能自動(dòng)化帶來的改進(jìn)是可以衡量的,,例如消除手工對(duì)賬,,或縮短月結(jié)天數(shù)。有的中級(jí)市場(chǎng)ERP系統(tǒng)包含一個(gè)自動(dòng)化工具集,。Unit4提供的 Agresso Workflow能夠使用戶直觀地定義規(guī)則和流程(如請(qǐng)購(gòu)單和發(fā)票等),,并執(zhí)行審批等流程。Syspro的工具集包括過程建模,、工作流和消息傳送,,將關(guān)鍵事件通過電子郵件或其他通訊通知到關(guān)鍵的人,。Unit4和Syspro的工具集都能使企業(yè)用戶在無需IT人員參與下創(chuàng)建流程并使其自動(dòng)化,。這種自動(dòng)化也應(yīng)該在產(chǎn)品展示的環(huán)節(jié)中得以展示。
軟件即服務(wù)(SaaS)ERP供應(yīng)商N(yùn)etSuite saas 在產(chǎn)品中加入了類似方便用戶使用的功能,。COO Jim McGeever說,,“我們的平臺(tái)和產(chǎn)品建立的初衷都是為了讓CFO和業(yè)務(wù)分析師這類不太了解技術(shù)的普通人通過簡(jiǎn)單的點(diǎn)擊就可以獲得定制化服務(wù)。”McGeever補(bǔ)充道,,尤其是SaaS模型允許用戶對(duì)軟件功能進(jìn)行自定義,,而不用擔(dān)心升級(jí)已有的定制化不可用。
這也是在選擇軟件時(shí)需要明確提出的要求:基本的功能可以定制,,并且在系統(tǒng)升級(jí)時(shí)這些定制化功能可以直接遷移,。
所有的中級(jí)市場(chǎng)ERP提供商都可以提供商業(yè)智能和數(shù)據(jù)挖掘功能。但企業(yè)在采購(gòu)前需要確認(rèn)該系統(tǒng)生成的數(shù)據(jù)與自己的企業(yè)和業(yè)務(wù)相關(guān)性強(qiáng),、工具使用便利而且容易配置,。這也是在采購(gòu)前要求廠商演示的必要性之一,。
治理、風(fēng)險(xiǎn)及合規(guī)管理能力
在某些受嚴(yán)格管制的行業(yè),,如醫(yī)療設(shè)備,、跨國(guó)公司和有嚴(yán)格立法制約的行業(yè),對(duì)企業(yè)治理,、風(fēng)險(xiǎn)及合規(guī)性的要求都是企業(yè)實(shí)施ERP系統(tǒng)的強(qiáng)大驅(qū)動(dòng)力,。
其實(shí),不止SAP和Oracle等一級(jí)供應(yīng)商可以提供GRC解決方案,,中級(jí)市場(chǎng)供應(yīng)商Epicor和Sage也可以提供GRC解決方案,。例如,Epicor的GRC軟件可以提供符合國(guó)際會(huì)計(jì)準(zhǔn)則,、國(guó)際財(cái)務(wù)報(bào)告準(zhǔn)則,,甚至像歐盟報(bào)廢電子電氣設(shè)備指令等細(xì)分標(biāo)準(zhǔn)的解決方案。
此外,,還需要對(duì)某些特定標(biāo)準(zhǔn)進(jìn)行差距分析,。如果一家美國(guó)企業(yè)正在進(jìn)行全球擴(kuò)張,那么供應(yīng)商提供的合規(guī)解決方案必須要符合《海外反腐敗法》,,或當(dāng)?shù)氐臉?biāo)準(zhǔn),,以及供應(yīng)商能否跟上相關(guān)法規(guī)發(fā)展步伐、更新軟件補(bǔ)丁或自動(dòng)升級(jí)軟件,。
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CFO們偏愛云計(jì)算主要有三大原因,,恩富公司行業(yè)和解決方案策略總監(jiān)Mark Humphlett解釋說,“這三大重要因素分別為快速交付,、操作靈活和成本節(jié)約,。”企業(yè)通常已經(jīng)對(duì)管理人才、費(fèi)用和客戶關(guān)系云系統(tǒng)做了長(zhǎng)期部署,,“有了ERP云產(chǎn)品就有信心通過ERP云服務(wù)快速實(shí)現(xiàn)業(yè)務(wù)流程的轉(zhuǎn)換和更新,。”
Panorama Consulting 2014年的調(diào)查報(bào)告發(fā)現(xiàn),通過云服務(wù)可以為企業(yè)節(jié)約相當(dāng)可觀的一部分成本,。46%的公司稱云服務(wù)為自己的公司節(jié)約了至少41%的成本,。但咨詢公司同時(shí)發(fā)現(xiàn)了企業(yè)對(duì)云服務(wù)使用有所謹(jǐn)慎,新采用云計(jì)算或saas ERP系統(tǒng)的企業(yè)數(shù)量占比從2013年的26%下降到2014年的15%,。約30%的企業(yè)擔(dān)心存在 “安全漏洞風(fēng)險(xiǎn)”,。Panorama總裁Eric Kimberling認(rèn)為這是一種誤解。
“這些供應(yīng)商的全部業(yè)務(wù)就是提供SaaS或托管解決方案,。” Kimberling解釋說,。這些方案不僅對(duì)于增強(qiáng)安全有“經(jīng)濟(jì)激勵(lì)”,而且就無故障運(yùn)行時(shí)間而言,,他們的能力超越了任何IT部門,。
大多數(shù)基于云計(jì)算的中級(jí)市場(chǎng)ERP用戶都會(huì)采取一種混合模式,,將內(nèi)部ERP系統(tǒng)和基于云的存儲(chǔ)平臺(tái)相結(jié)合,進(jìn)行選擇性使用,。但Forrester研究公司從實(shí)例中發(fā)現(xiàn),,即使有內(nèi)部ERP作為支撐,SaaS仍然具有不可替代的經(jīng)濟(jì)優(yōu)越性,,因?yàn)樗乃俣雀?、敏捷性更高以及成本和風(fēng)險(xiǎn)的壁壘較低。
ERP系統(tǒng)不再局限于少數(shù)的精英人士使用,,在任何一家企業(yè),,任何人都應(yīng)該可以用它來改善績(jī)效。逐漸地,,這就發(fā)展成為一種“消費(fèi)化”—— 類似于網(wǎng)絡(luò),、社會(huì)、消費(fèi)者和移動(dòng)技術(shù)的使用,。“我們希望每個(gè)人都能通過使用NetSuite的ERP系統(tǒng)來影響企業(yè)的經(jīng)營(yíng)結(jié)果,。”
移動(dòng)ERP接口正在快速成為行業(yè)標(biāo)準(zhǔn)。如SYSPRO 7已經(jīng)加入了一個(gè)不需要設(shè)備支持的移動(dòng)平臺(tái),,支持包括ipad,、iphone和Android手機(jī)在內(nèi)的任何移動(dòng)設(shè)備。
大多數(shù)現(xiàn)代應(yīng)用程序都具備一定的社交能力——成為內(nèi)部溝通和與客戶合作的工具,。Epicor的全面社交化交互系統(tǒng)就是一個(gè)社交平臺(tái),,使企業(yè)的ERP向每個(gè)成員開放。這樣,,員工就可以第一時(shí)間獲得重要信息,。
中級(jí)市場(chǎng)的最后一個(gè)價(jià)值主張是,解決方案通常由銷售商或其增值經(jīng)銷商來銷售,,銷售商在銷售時(shí)會(huì)弱化搭建成本和風(fēng)險(xiǎn),。“一般來說,中級(jí)市場(chǎng)提供商會(huì)提供端到端的服務(wù),所以能夠很好地完成銷售和服務(wù)工作,。”Syspro美國(guó)總裁Joey Benadretti說,。她還指出,,安裝啟用需要三至九個(gè)月的時(shí)間,。一些中級(jí)市場(chǎng)供應(yīng)商會(huì)將成本和預(yù)算超支的風(fēng)險(xiǎn)進(jìn)行合理分配,例如Sage會(huì)提供固定的安裝價(jià)格和退款保證,。
ERP軟件實(shí)施失敗通常是由大事件中隱藏的各種微小,、看似無關(guān)的細(xì)節(jié)導(dǎo)致的。這會(huì)為企業(yè)的勞動(dòng)力成本,、延誤,、停工,、生產(chǎn)率和設(shè)備等多方面帶來?yè)p失,此外還有高管層的形象和信譽(yù),,并損害貴公司的品牌誠(chéng)信度,。那么,ERP在實(shí)施過程中有哪些失誤呢,?
ERP軟件是一個(gè)完整的技術(shù)解決方案,,無縫連接整個(gè)生產(chǎn)、庫(kù)存,、財(cái)務(wù),、質(zhì)量保證,、合規(guī),、銷售等等環(huán)節(jié),,使實(shí)時(shí),、關(guān)鍵的業(yè)務(wù)功能和信息變得可見。數(shù)據(jù)的收集,、存儲(chǔ),、管理和解釋都在一個(gè)集中的數(shù)據(jù)庫(kù)中進(jìn)行,集成的商業(yè)智能為數(shù)據(jù)的分析和可視化及加快報(bào)告發(fā)布提供了強(qiáng)大的方法支撐,,最終提高了生產(chǎn)效率和盈利能力,。ERP的成功實(shí)施離不開嚴(yán)密的計(jì)劃、詳細(xì)的預(yù)算以及對(duì)結(jié)果的預(yù)期,。
CEO應(yīng)該鼓勵(lì)高層管理人員和決策者站到指揮崗位上,,擔(dān)任企業(yè)溝通的“橋梁”,使全公司都認(rèn)識(shí)到這一任務(wù)的重要性,,所有的人務(wù)必同舟共濟(jì),。每個(gè)員工都應(yīng)該清楚實(shí)施ERP的目標(biāo)并了解時(shí)間表。
如果企業(yè)對(duì)自身優(yōu)勢(shì),、能力和缺陷認(rèn)識(shí)不足,,如何才能正確地確定ERP需求并制定相應(yīng)的目標(biāo)呢? 首先,公司應(yīng)該對(duì)運(yùn)營(yíng)進(jìn)行詳細(xì)的評(píng)估,,并聽取所有利益相關(guān)者的意見,。“所以,全面評(píng)估是非常必要的,記錄下最關(guān)鍵的需求,。該公司還需要了解ERP系統(tǒng)完全按要求完成的重要性,。鑒于未來存在一定的不確定性,因此ERP供應(yīng)商應(yīng)該確保系統(tǒng)具有較大的靈活性。清楚了解企業(yè)要求和最適合企業(yè)的ERP解決方案的類型是企業(yè)決策的關(guān)鍵,。
由企業(yè)內(nèi)部熟悉生產(chǎn)過程的員工組成一個(gè)內(nèi)部項(xiàng)目團(tuán)隊(duì),,其中要有人具備技術(shù)背景,如果具有ERP實(shí)施經(jīng)驗(yàn)的就更好,。該團(tuán)隊(duì)?wèi)?yīng)該專注于變革管理和明確智能(具體的,、可衡量的、可實(shí)現(xiàn)的,、現(xiàn)實(shí)的和及時(shí)的)目標(biāo),。如果你的團(tuán)隊(duì)關(guān)鍵領(lǐng)域存在不足,可考慮聘請(qǐng)外部顧問,。然后,,設(shè)置項(xiàng)目?jī)?yōu)先級(jí)。企業(yè)必須給予團(tuán)隊(duì)一定的授權(quán),。
數(shù)據(jù)是無價(jià)的,,這就是ERP軟件的重要性。所以,,提前設(shè)定好程序和保障措施,,以防數(shù)據(jù)不可用、損壞或丟失,。決定保存多少歷史數(shù)據(jù),。如果有必要,對(duì)過時(shí)或冗余數(shù)據(jù)進(jìn)行清理和格式化,。早期先遷移靜態(tài)數(shù)據(jù)可能遷移的,,動(dòng)態(tài)數(shù)據(jù)可以保留到最后。注意:從舊的系統(tǒng)將數(shù)據(jù)遷移到新的ERP軟件是最耗時(shí)的環(huán)節(jié),。
不同的企業(yè)對(duì)于ERP實(shí)施的時(shí)間計(jì)劃是不同的,。有的企業(yè)為了更好地控制過程,會(huì)放慢搭建進(jìn)程,。不過,,在現(xiàn)實(shí)中,很多企業(yè)會(huì)選擇加快搭建進(jìn)程,,這也常常成為失敗的主要原因,;要么遺漏了某些細(xì)節(jié),要么沒有完成培訓(xùn),,或者關(guān)鍵決策沒有經(jīng)過審查,,最終企業(yè)要承受由此帶來的后果。沒有清晰的時(shí)間表容易導(dǎo)致工作懶散,,從而使費(fèi)用嚴(yán)重超出預(yù)算,。
要避免ERP供應(yīng)商的能力與企業(yè)的需求不匹配。企業(yè)應(yīng)該多參考幾家供應(yīng)商,,對(duì)每個(gè)ERP解決方案進(jìn)行背景調(diào)查,。看他們的從業(yè)時(shí)間,;是否能滿足你的特定行業(yè)或企業(yè)的需求,;是否具有足夠靈活的商業(yè)模式滿足企業(yè)不斷變化的需求;有沒有參考案例,;解決方案是否全面,,有沒有經(jīng)驗(yàn)豐富的團(tuán)隊(duì)參與規(guī)劃、實(shí)施,、培訓(xùn)和提供持續(xù)的支持,;他們表現(xiàn)得像合作伙伴,還是推銷員,。只有供應(yīng)商能夠滿足自己的需求,,最終才會(huì)帶來令人滿意的成果。
如果對(duì)ERP軟件的功能缺乏了解,、培訓(xùn),,或管理層沒有推進(jìn)全面實(shí)施,最終會(huì)造成資源的浪費(fèi),。
在正式運(yùn)行ERP軟件之前進(jìn)行測(cè)試是非常必要的——盡可能模擬用戶數(shù)量和行為,,對(duì)過程進(jìn)行調(diào)整,避免意外停機(jī),。
如果企業(yè)不重視培訓(xùn),,那么上線ERP就會(huì)伴隨一定的風(fēng)險(xiǎn),也不會(huì)在未來獲得投資回報(bào),。大多數(shù)ERP廠商會(huì)在產(chǎn)品上線后提供后續(xù)的服務(wù)和支持,。企業(yè)的員工在接受了廠商的培訓(xùn)后,再根據(jù)自己的行業(yè),、獨(dú)特的生產(chǎn)流程甚至加入自己的個(gè)人特色,,是很重要的。
保留并使用老技術(shù)(遺留應(yīng)用程序),,除了供參考之外,,通常會(huì)導(dǎo)致生產(chǎn)效率低下、容易使員工混淆,;企業(yè)可以繼續(xù)支付遺留應(yīng)用程序的維護(hù),、硬件更換和升級(jí)并使之與ERP相配合。但真正在ERP實(shí)施后就應(yīng)該與遺留應(yīng)用程序說再見了,。
【SAP是全球較大的ERP系統(tǒng)供應(yīng)商,。從 1972年成立至今,,全球有 120多個(gè)國(guó)家的超過 200,000家客戶正在運(yùn)行 SAP軟件,財(cái)富500強(qiáng)85%以上的企業(yè)從 SAP的管理方案中獲益,。因此,,SAP被譽(yù)為世界 500強(qiáng)背后的管理大師?!?
MTC作為SAP金牌合作伙伴,,獲得并連續(xù)三度蟬聯(lián)SAP PQP全球服務(wù)質(zhì)量認(rèn)證,同時(shí)MTC也是成功實(shí)施SAP HAHA的服務(wù)商,。咨詢服務(wù)熱線 400 6233 007